Synetrans
En à peine six semaines, grâce à la plateforme FileMaker, 24U et SYNELOGIS ont développé et déployé une application personnalisée de gestion du transport des marchandises. Les lettres de transport en papier ne sont désormais plus d’actualité et les conducteurs de camion peuvent partager des données en temps réel avec leur dispatcheur. Du papier au transport de marchandises moderne grâce au partage des données et aux informations en temps réel sur la rentabilité. Développé en partenariat par 24U s.r.o et SYNELOGIS s.r.o
Principaux avantages
  • Fonctionnement numérique sans papier
  • Planification efficace du transport
  • Partage des données en temps réel
  • Réactions rapides en cas d’imprévu
  • Formation requise minimale
  • Enthousiasme des utilisateurs
  • Exploitation maximale des technologies modernes
  • Vue d’ensemble sur les bénéfices et des coûts
La synergie en logistique

La société SYNELOGIS œuvre à créer des synergies dans les processus logistiques en utilisant des technologies modernes et en faisant circuler les informations, en temps réel, entre les différentes équipes - vente, transport, inventaire, logistique - et le client.

Les collaborateurs de SYNELOGIS croient aux innovations et recherchent des opportunités là où d’autres n’en voient pas. Le système intégré SYNESYS vise à moderniser des processus de logistique et de transport devenus archaïques et à donner aux sociétés les moyens de contrôler le mouvement de leurs marchandises intuitivement et en temps réel pour assurer des livraisons rapides, sans complication, et à moindre coût.

« Grâce aux technologies modernes, notre société peut informer immédiatement nos clients. Les tendances actuelles indiquent qu’à l’avenir, nous n’aurons plus besoin de papier. Nos efforts visent à ce que les clients ne doivent plus signer de papiers qu’ils jetteront ensuite. En utilisant des tablettes, nous écourtons le temps de transmission des informations du fournisseur au client », déclare Jiří Šimák, PDG de SYNELOGIS.

Une opportunité et une date butoir

Début 2016, SYNELOGIS s’est trouvée face à la possibilité de remplacer un transporteur routier dont l’activité était fragile en lançant sa propre activité de transport de marchandises. Ce faisant, son partenaire pouvait diminuer ses frais de transport, et SYNELOGIS pouvait développer un module de transport pour son système, SYNESYS, en se basant sur son expérience. Il fallait pour cela remplir une condition : démarrer les opérations au 1er mars, soit moins de deux mois plus tard.

Jiří Šimák explique : « Nous avons eu cette formidable opportunité de démarrer notre propre activité de transport de marchandises. Les délais étaient très serrés car le transporteur qui travaillait pour l’un de nos partenaires était sur le point de faire faillite. Nous voulions en profiter et apporter du neuf. Nous pourrions ainsi acquérir de nouveaux camions et de nouvelles technologies, et accroître l’efficacité de notre partenaire. »

Cette occasion s’est présentée en toute fin d’année et la date fixée pour les premiers départs de marchandises était le 1er mars. Durant cette courte période, il fallait choisir un partenaire compétent et une technologie efficace pour élaborer notre projet, analyser les besoins, développer l’application et faire suffisamment d’essais pour pouvoir éviter les problèmes pouvant compromettre la concrétisation de notre opération après le déploiement.

Une app moderne et intuitive pour ordinateurs et tablettes en 6 semaines

À tous égards, développer en six semaines à peine une app fonctionnelle, moderne et intuitive qui, en plus, faciliterait la modernisation des processus de la société représentait un défi. D’un autre côté, nous avions la possibilité d’abandonner les processus existants. C’était l’occasion idéale pour exploiter pleinement les technologies les plus modernes du marché.

L’interface utilisateur devait être intuitive, et cela a orienté le choix du matériel technique : des iMacs pour les dispatcheurs et des iPads pour les conducteurs. Ensuite, baser l’app sur la plateforme FileMaker a été un choix déterminant pour mener le projet à bien dans les temps impartis.

« En effectuant le développement avec FileMaker, non seulement nous avons pu créer l’app en un temps très court, mais nous avions aussi suffisamment de souplesse pour pouvoir la modifier en fonction des retours d’expériences, après le déploiement », précise Milan Zach, développeur principal chez 24U.

Le processus démarre avec un dispatcheur qui reçoit une commande de transport de marchandises. L’app Synetrans l’aide à répartir rapidement les expéditions parmi les camions disponibles pour qu’elles parviennent au destinataire aussi rapidement et économiquement que possible. La plus grande innovation de Synetrans, à ce stade, est que le dispatcheur a la possibilité de consulter une analyse à jour des coûts et bénéfices prévus dès le tout début de l’opération.

C’est lorsque les marchandises sont prêtes pour le transport que l’iPad entre en jeu. L’iPad a complètement remplacé les lettres de transport du conducteur de camion. Grâce à l’app mobile, il est continuellement en contact avec le dispatcheur, il conduit en toute sécurité et n’est pas retardé à cause d’arrêts imprévus.

« Il est important que dispatcheurs et conducteurs s’échangent des informations en temps réel. Le conducteur doit pouvoir informer le dispatcheur sur le statutde l’expédition en cours, consigner ce statut, prendre des photos, ajouter des notes et partager toutes ces informations avec le dispatcheur sans avoir à l’appeler. De son côté, le dispatcheur peut rapidement intervenir si le client modifie sa demande en mettant aussitôt à jour le trajet prévu, et les modifications seront immédiatement synchronisées sur l’iPad du conducteur. Avant l’introduction de Synetrans, la communication entre conducteurs et dispatcheurs était très difficile », confie Jan Čech, PDG de SYNELOGIS

Une interface intuitive, un fonctionnement efficace et de l’enthousiasme

FileMaker Go permet à l’app d’exploiter pleinement le potentiel de l’iPad : prendre facilement des photos des expéditions, suivre en temps réel la position du camion à l’aide du GPS ou utiliser la signature électronique sur l’écran tactile de l’iPad pour confirmer la livraison. Grâce au SDK pour FileMaker iOS récemment mis sur le marché, il est même possible d’installer Synetrans en tant qu’app native réelle sur l’iPad, et le conducteur peut en avoir une utilisation entièrement intuitive, comme pour n’importe quelle app.

« Nous voulions entre autres éviter de devoir consulter des manuels d’utilisation et réduire les besoins en formation au minimum. Et cette condition a été remplie. Les conducteurs, peu habitués à ce mode de fonctionnement, ont reçu les tablettes pratiquement sans formation préalable. Ils ont pu commencer à travailler, effectuer leurs expéditions, communiquer avec les dispatcheurs, et ils se sont habitués à l’app dès le premier jour », confirme Jan Čech.

« Le turnover du personnel est colossal, de nos jours. C’est pourquoi nous devons pouvoir former les nouveaux venus très rapidement. Avec le logiciel que j’utilisais avant, il fallait au moins deux ou trois jours. Avec l’app Synetrans, cela ne prend qu’une demi-journée », ajoute Jiří Šimák.

Dès les premiers jours de l’opération, il s’est avéré que développer une app personnalisée malgré le temps limité dont nous disposions était le bon choix. La société a pu efficacement optimiser ses processus et ses contrats commerciaux et en dégager un maximum de profits, pour elle et pour ses clients.

« L’app présente un avantage indéniable : elle a renouvelé l’enthousiasme des conducteurs et des dispatcheurs pour leur travail. De plus, Synetrans nous aide à analyser un grand nombre de données qui nous permettent de déterminer si nos processus sont efficaces et si les expéditions que nous acceptons de transporter avec nos camions sont rentables », déclare Jan Čech, PDG de SYNELOGIS.

Le développement continue

Le déploiement de la première version de l’app ne signait pas la fin du développement. En fait, c’est là que l’app a commencé à vivre et à mûrir. À l’usage, certaines fonctionnalités importantes se sont avérées nécessaires, et la plateforme FileMaker a permis de proposer rapidement des mises à jour.

La facilité d’utilisation de l’app et son interface agréable encouragent les utilisateurs à proposer des idées d’améliorations.

« Les conducteurs et les dispatcheurs ont exprimé des besoins qu’il fallait impérativement intégrer le plus rapidement possible. C’est grâce au dévouement et à l’attitude de 24U, mais aussi à la nature de la plateforme FileMaker que nous avons pu déployer 6 nouvelles versions de l’app deux mois à peine après son lancement, et répondre ainsi rapidement aux besoins des utilisateurs », poursuit Jan Čech.

Une équipe, deux mondes

La clé de la réussite résidait dans la composition d’une équipe de professionnels expérimentés, tant du côté de 24U, avec ses développeurs de logiciels, que du côté de SYNELOGIS, avec ses spécialistes de la logistique. Tous se comprenaient et avaient à cœur de trouver des solutions ensemble. C’est cette collaboration au sein d’une seule et même équipe qui a permis de développer l’app Synetrans en un laps de temps si court.

Jiří Šimák évalue la coopération avec la société 24U: « La société 24U a surpassé nos attentes. Elle a proposé un excellent produit qui nous a aidés à créer un nouveau système pour les technologies que nous utilisons, dans un délai très court de six semaines. C’est merveilleux. Nous étions face à un énorme défi : serions-nous efficaces ? Nos partenaires voudraient-ils de nos services ? Grâce à FileMaker, nous l’avons relevé presque immédiatement. Début mars, nous avons lancé Synetrans et nous utilisons en symbiose FileMaker et des technologies modernes. »

Jan Čech ajoute : « Chez 24U, ce sont des professionnels qui veulent être fiers de leur travail et apprécier ce qu’ils font. C’est pour cela que c’est agréable pour leurs partenaires également.

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